অনুমোদিত নথিবই ও নথি ব্যবস্থাপনা: রেকর্ড, সংস্করণ ও সংরক্ষণাগার
পেশাগত নিরাপত্তার রেকর্ড যখন নানা ফোল্ডারে ছড়িয়ে পড়ে, তখন কোন সংস্করণটি বলবৎ তা অস্পষ্ট হয়ে যায়। এই মডিউলের পরিকল্পিত পরিধি হলো নথিবইয়ের এন্ট্রি ও নথিগুলো তাদের সংস্করণসহ একটিমাত্র নিবন্ধন খাতায় রাখা।
এই পাতাটি সেসব প্রতিষ্ঠান ও পেশাজীবীর জন্য, যাঁরা পেশাগত নিরাপত্তার নথিপত্র একটিমাত্র শৃঙ্খলায় আনতে চান।
পরিকল্পিত পরিধিতে যা যা আছে
নিচের শিরোনামগুলো মডিউলটির লক্ষ্য-পরিধি বর্ণনা করে; আজ খোলা যায় এমন কোনো পর্দা নয়।
- অনুমোদিত নথিবইয়ের এন্ট্রিপেশাজীবী ও চিকিৎসকের লেখা এন্ট্রিগুলো নথিবইয়ের আকারে রাখা হয়; তারিখ ও লেখকের নাম এন্ট্রির সঙ্গেই থাকে।
- নথির নিবন্ধন খাতানির্দেশনা, কার্যপদ্ধতি ও ফরম একটিমাত্র নিবন্ধন খাতায় তালিকাভুক্ত থাকে।
- সংস্করণকোনো নথির কোন সংস্করণ বলবৎ এবং আগের সংস্করণটি কোথায় আছে, তা রেকর্ড থেকেই পড়া যায়।
- প্রকাশ ও বিতরণকোনো নথি কার জন্য খোলা, তা রেকর্ডেই ঠিক করা হয়।
- পর্যালোচনার মেয়াদপ্রতিটি নথির সঙ্গে একটি পর্যালোচনার মেয়াদ বাঁধা থাকে; যে রেকর্ডের মেয়াদ এসে গেছে তা তালিকায় ভেসে ওঠে।
- সংরক্ষণাগারপ্রত্যাহার করা রেকর্ড মুছে ফেলা হয় না; সেটি সংরক্ষণাগারে পড়ার মতো অবস্থায় থেকে যায়।
এটি কীসের সঙ্গে যুক্ত
নথির নিবন্ধন খাতা স্বাক্ষর ও যাচাই পর্দার সঙ্গে এবং এই সাইটের নথিপত্র সংক্রান্ত উপকরণের সঙ্গে একসঙ্গে পড়া হয়।
- পেশাগত নিরাপত্তা নথিপত্র নির্দেশিকাকোন রেকর্ড রাখা হয় এবং তা কীভাবে সাজানো হয়, তার ধাপে ধাপে নির্দেশিকা।
- ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরনথিতে স্বাক্ষরের কাজটি ওই অংশের সঙ্গেই পরিকল্পনা করা হয়েছে।
- নথি যাচাইকোনো ফলাফল যাতে পরে যাচাই করা যায়, সে জন্য ব্যবহৃত পাতা।
- নথিভুক্ত তথ্য কীব্যবস্থাপনা ব্যবস্থায় নথিভুক্ত তথ্যের ধারণা নিয়ে সংক্ষিপ্ত উত্তর।
এই পাতা কী বলে আর কী বলে না
কোন নথিবই রাখতে হবে এবং তা কীভাবে অনুমোদিত হবে, তা বিধিবিধানে ঠিক করা। মডিউলটির লক্ষ্য সেসব রেকর্ডের শৃঙ্খলা বহন করা; এটি অনুমোদনের জায়গা নেয় না।
আপনার নথিপত্র কীভাবে সাজানো, জানান
আপনি কতগুলো নথি রাখেন এবং কোন রেকর্ডগুলো নথিবই হিসেবে অনুসরণ করেন— তা-ই পরিধি ঠিক করে। আপনি কী আশা করেন লিখুন, আমরা তা পরিকল্পনায় নেব।
যোগাযোগ করুন