میدانی گشت سے داخلی آڈٹ تک، مشاہدے سے اس کی بندش تک
منصوبہ بند دائرہ اس طرح بنایا گیا ہے کہ میدانی گشت، جانچ فہرستیں، داخلی آڈٹ کا پروگرام اور اصلاحی اقدام کے ذریعے مشاہدات کی بندش سب ایک ہی زنجیر میں جمع ہو جائیں۔
یہ صفحہ ان پیشہ ورانہ صحت و حفاظت اور معیار کی ٹیموں کے لیے لکھا گیا ہے جو آج آڈٹ کے مشاہدات الگ اسپریڈ شیٹوں میں دیکھتی ہیں۔
یہ کیا کرنے کا ارادہ ہے
آڈٹ کا مشکل حصہ مشاہدہ لکھنا نہیں بلکہ اسے بند دکھا سکنا ہے۔ منصوبہ بند دائرے کا ہدف انہی دو سروں کو باندھنا ہے۔
- جانچ فہرستیں اپنی نظرثانی کے ساتھمیدانی گشت میں استعمال ہونے والی فہرستیں اپنی نظرثانی کے ساتھ رکھی جانی ہیں، تاکہ نظر آئے کہ کس گشت میں کون سی فہرست استعمال ہوئی۔
- ذمہ دار اور تاریخ سے بندھے مشاہداتہر مشاہدہ ایک ذمہ دار، ایک آخری تاریخ اور ایک شدت اٹھائے گا، اور جو مشاہدہ بند نہ ہو وہ فہرست سے غائب نہیں ہوگا۔
- اصلاحی اقدام مشاہدے کے نیچے بیٹھتا ہےکیا گیا کام خود مشاہدے کے ریکارڈ پر نظر آئے گا، اور بندش کا ثبوت بھی وہیں منسلک ہوگا۔
- آڈٹ کا پروگرام تقویم پر چلتا ہےسالانہ داخلی آڈٹ کا پروگرام تقویم سے بندھا ہوگا اور تاخیر نمایاں ہوگی۔
- دہرائے جانے والے مشاہدات الگ پہچانے جاتے ہیںجہاں وہی موضوع دوبارہ کھلے، وہاں اسے اس کی پوری تاریخ کے ساتھ دیکھا جائے گا۔
یہ کہاں سے جڑتا ہے
آڈٹ کا ریکارڈ اسی چوکھٹے میں بیٹھتا ہے جس میں نیچے دیے گئے طریقے، قانونی اور انتظامی نظام کے وسائل ہیں۔
جب تک مشاہدہ بند نہ ہو، آڈٹ ختم نہیں ہوتا
بہت جگہوں پر آڈٹ کا ریکارڈ مشاہدات کی فہرست پر ختم ہو جاتا ہے؛ اصل سوال یہ ہے کہ اس فہرست میں سے کتنا بند ہوا۔ کھلا رہ جانے والا مشاہدہ اگلے دور میں دوبارہ لکھا جاتا ہے اور ریکارڈ پھولتا چلا جاتا ہے۔
اسی لیے منصوبہ بند دائرے کا ہدف یہ ہے کہ مشاہدہ، اصلاحی اقدام اور بندش کا ثبوت ایک ہی ریکارڈ میں رہیں، اور اسی ریکارڈ پر بار بار آنے والے موضوعات الگ سے پہچانے جا سکیں۔
آئیے آپ کے آڈٹ ریکارڈ کی بات کریں
آئیے مل کر دیکھیں کہ آج آپ کن فہرستوں پر کام کرتے ہیں اور مشاہدات کہاں جا کر ختم ہوتے ہیں۔
رابطہ کریں