कर्तव्य नियोक्ता का है; रिकॉर्ड भी उसी का होना चाहिए

रिकॉर्ड प्रायः सेवा प्रदाता के अपने साधन में रहता है। अनुबंध समाप्त होते ही इतिहास वहीं रह जाता है; नई अवधि पिछले वर्षों के जोखिम मूल्यांकन और प्रशिक्षण इतिहास के बिना फिर से शुरू होती है।

वही जानकारी कई जगह पड़ी रहती है: विशेषज्ञ की स्प्रेडशीट, चिकित्सक की फ़ाइल, मानव संसाधन का फ़ोल्डर। निरीक्षण में यह विवाद बन जाता है कि इनमें से चालू कौन-सा है, और वह विवाद नियोक्ता हारता है।

तारीखें इस बात पर टिकी रहती हैं कि किसी को याद रहे। जब जाँच की अवधियाँ, प्रशिक्षण नवीनीकरण और परीक्षण की तारीखें एक जगह इकट्ठी नहीं होतीं, तो बीत चुकी तारीख निरीक्षण या किसी घटना तक ध्यान में नहीं आती।