Gestión de la formación
Qué formación recibió un trabajador, cuándo, cuánto duró y quién la impartió, junto con la forma en que se comunicó al Ministerio, se guarda en un solo registro. La lista de asistentes procede del propio inventario de personal del centro de trabajo, y el resultado vuelve a la ficha de ese trabajador.
- Qué funciona hoyLa pantalla de notificación de formación al İBYS: se rellena el formulario, se envía y el resultado se lee como número de transacción o como código de error. Un conmutador de entorno separa los envíos de prueba de los reales.
- Qué hay en la hoja de rutaEl plan anual de formación, la lista de asistencia, los certificados y el calendario de renovaciones son alcance previsto; esta página describe el alcance objetivo del módulo.
Tipos de formación que se comunican
Un registro de formación no es texto libre: el tipo se elige de una lista de códigos y la notificación lleva ese código. Hoy la pantalla de envío ofrece cuatro tipos.
01 — Formación general en seguridad y salud
La formación básica en seguridad y salud en el trabajo que recibe toda persona trabajadora. Se comunica con el código de tipo 01 y su duración se registra en horas.
02 — Formación específica de la clase de peligrosidad
Formación derivada de la clase de peligrosidad del centro de trabajo y de los riesgos del propio trabajo. La clase de peligrosidad sigue el código de actividad NACE del centro; si no conoce el código, la consulta gratuita se lo indica.
03 — Formación de reciclaje
Renovación de una formación cuya validez ha caducado. Cuando toca renovar, el registro se reabre bajo este tipo, de modo que el historial formativo de la persona no se interrumpe.
04 — Formación de acogida
Formación para una persona recién incorporada, para quien ha cambiado de función o para quien vuelve tras una ausencia prolongada. La fecha de alta del registro de personal es su punto de partida.
Listas como el tipo de formación, el tipo de profesional o el código de enfermedad se leen del servicio de datos de referencia del İBYS; la lista viene del servicio, no de una copia incrustada en el código.
Un registro de formación, de principio a fin
Seis pasos desde la elección del asistente hasta la notificación al Ministerio; el resultado de cada paso es la entrada del siguiente.
- Elija al asistente en el inventario de personalA quién se forma no se escribe a mano: se elige de la lista de personal, filtrando por departamento, función y situación laboral. Las personas de baja, con contrato suspendido o cesadas aparecen en la lista con su propia situación.
- Introduzca el tipo, la fecha y la duraciónEl tipo procede de la lista de códigos y la fecha del calendario. La duración se escribe en horas; el número de asistentes y el nombre del formador están en el mismo registro.
- Vincule al profesional que la impartióLa notificación se hace con el número de identidad y el tipo de profesional del técnico de prevención o del médico del trabajo que impartió la formación; el centro de trabajo se identifica por su número de registro en la seguridad social.
- Envíe el registro al MinisterioAl enviar, la notificación va al servicio İBYS. El conmutador de entorno puede dirigirla primero al entorno de pruebas; en la pantalla se indica qué entorno está en uso.
- Lea el resultadoSi el servicio la acepta, devuelve un número de transacción que se escribe en el registro; si la rechaza, los códigos de error devueltos se enumeran con su descripción.
- Ponga la renovación en el calendarioCuando caduca la validez de la formación, el registro se reabre bajo el tipo de reciclaje; a qué trabajador le falta qué formación se lee en la misma lista.
Campos que contiene la notificación
Este es el cuerpo de una notificación de formación; se indica para qué sirve cada campo y de dónde procede.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de registro del centro de trabajo en la SGK | Determina a qué centro de trabajo pertenece la notificación; los registros se acumulan bajo este número. |
| Número de identidad del profesional | Identifica al profesional que presenta la notificación; se introduce con once dígitos. |
| Tipo de profesional | Indica si el profesional es técnico de seguridad del centro de trabajo o médico del trabajo; uno de dos valores. |
| Tipo de formación | General, específica de la clase de peligrosidad, de reciclaje o de acogida; se elige de la lista de códigos. |
| Fecha de la formación | El día en que se impartió la formación. El periodo de renovación se cuenta a partir de esta fecha. |
| Número de asistentes | Cuántas personas trabajadoras asistieron; no puede ser menos de una. |
| Duración (horas) | La duración de la formación en horas; este es el campo que se compara con el mínimo que exige la normativa. |
| Nombre del formador | La persona que impartió realmente la formación; se guarda por separado del profesional que presenta la notificación. |
| Notas | El comentario propio del registro: temas tratados, material utilizado, evaluación realizada; texto libre. |
Todos los campos de la tabla son campos del propio formulario de envío; esta página no afirma que se recoja nada más allá de ellos.
Resultado del envío y códigos de error
Una notificación solo cuenta como enviada cuando el servicio la acepta, y la pantalla no lo oculta.
- Número de transacciónCuando la notificación se acepta, el servicio devuelve un número de transacción. Se muestra en un campo propio y es la prueba del registro.
- Lista de erroresSi se rechaza la notificación, cada código de error devuelto se enumera uno por uno con su descripción; un mensaje de fallo de una sola línea no se considera suficiente.
- Referencia de códigosLos códigos de error que puede devolver el servicio se enumeran con su significado en la parte inferior de la pantalla; no hace falta buscar en otro sitio qué significa un código.
- Entorno de pruebas y de producciónEl conmutador de entorno dirige el envío al entorno de pruebas o al servicio real; no se presenta nada real hasta que el conmutador está en producción.
Quién usa el módulo
Distintos perfiles miran el mismo registro desde sitios distintos.
Técnico de prevención
Planifica e imparte la formación y presenta la notificación con su propio número de identidad; ve en la lista de personal a qué trabajador le falta cada formación.
Médico del trabajo
La notificación también puede presentarse con el tipo de profesional médico; la formación que corre en paralelo a la vigilancia de la salud pasa por la misma estructura de registro.
Gestión de personal
Como la lista de asistentes procede del registro de personal, una nueva incorporación, un cambio de departamento o una baja aparecen solos en la tabla de formación.
Auditoría y dirección
Un registro con número de transacción es la prueba que sustituye a una declaración durante una inspección; la misma lista muestra además qué unidad se está quedando atrás.
Preguntas frecuentes
Cuatro preguntas sobre el registro de formación, los plazos y la notificación.
¿Se puede abrir hoy un registro de formación?
¿Quién fija la duración y la periodicidad de la formación?
¿Qué ocurre si se rechaza la notificación?
¿Podemos probarlo sin tocar el servicio real?
La formación y la vigilancia de la salud se nutren del mismo registro de personal; para la parte de los reconocimientos: reconocimientos médicos periódicos
Mantenga los registros de formación en un solo lugar
Hablemos del alcance del módulo, de cómo se implanta y de cómo se adapta a su centro de trabajo.
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