KKP dalam sektor awam: kewajipan yang sama, pertanggungjawaban yang berbeza
Akta 6331 tidak melihat kepada bidang aktiviti. Apa yang berbeza di institusi awam bukanlah kewajipannya tetapi kepada siapa dan bagaimana rekod itu ditunjukkan: pusingan kakitangan, audit dan ingatan institusi.
Halaman ini ditulis untuk institusi awam yang menjalankan KKP dengan kakitangan sendiri atau melalui perkhidmatan yang diperoleh, termasuk yang mempunyai berbilang tapak.
Di mana ia tersekat hari ini
Pertukaran jawatan membawa rekod itu bersamanya. Orang yang mengambil alih biasanya terpaksa mengumpulkan semula penilaian risiko, senarai latihan dan surat-menyurat tempoh sebelumnya dari kosong.
Dalam tempoh yang dijalankan melalui perolehan, rekod datang bersama kontraktor dan pergi bersamanya; apabila tender bertukar, apa yang tinggal pada institusi hanyalah sebuah fail.
Merentasi beberapa tapak, kerja yang sama dilakukan dengan cara yang berbeza; apabila jadual seluruh institusi diminta, ia terpaksa disusun tapak demi tapak.
Bagaimana ia berfungsi dalam Optifora
Tiada produk berasingan untuk sektor awam; dalam produk yang sama, apa yang berubah ialah pengasingan kebenaran, pecahan dan kebolehpindahan arkib.
- Pengasingan kebenaranSiapa melihat apa dan siapa menulis apa ditakrifkan secara berasingan; data kesihatan berada di bawah kebenarannya sendiri.
- Pecahan tapak dan unitTapak dan unit diasingkan di dalam institusi yang sama; jadual seluruh institusi tidak perlu disusun secara berasingan.
- Arkib yang boleh dipindahkanRekod berada dalam akaun institusi, bukan akaun seseorang; sesiapa yang mengambil alih mewarisi sejarah yang sama.
- Laporan dan tandatanganLaporan dihasilkan bagi tempoh yang diminta; hasilnya boleh ditandatangani dan disahkan kemudian.
- Rekod jawatankuasa dan wakilKeputusan jawatankuasa, wakil pekerja dan pengagihan tugas disimpan dalam rekod.
- Penjejakan perundanganPerubahan dalam perundangan diikuti dan dipautkan kepada rekod yang terjejas.
Di institusi awam, kewajipan itu timbul daripada perkara di bawah, bukan daripada senarai yang berasingan; Akta tidak membuat pembezaan skop.
Di mana hendak bermula
Langkah pertama biasanya ialah menyediakan struktur tapak dan unit; rekod duduk di atasnya.
Soalan tentang skop, bilangan pengguna dan kebenaran dijawab daripada halaman hubungi kami.
Mari bincangkan institusi anda
Apabila bilangan tapak dan struktur kebenaran dinyatakan, skop boleh dibincangkan secara konkrit.
Hubungi kami