من الجولة الميدانية إلى التدقيق الداخلي، ومن الملاحظة إلى الإغلاق
صُمم النطاق المخطط ليجمع الجولات الميدانية وقوائم التحقق وبرنامج التدقيق الداخلي وإغلاق الملاحظات بالإجراء التصحيحي في سلسلة واحدة.
كُتبت هذه الصفحة لفرق السلامة والصحة المهنية والجودة التي تتابع اليوم ملاحظات التدقيق في جداول بيانات منفصلة.
ما يُخطَّط أن تفعله
الصعب في التدقيق ليس كتابة الملاحظة بل القدرة على إظهارها مغلقة. ويهدف النطاق المخطط إلى ربط هذين الطرفين.
- قوائم تحقق محفوظة مع مراجعتهايُخطَّط لحفظ القوائم المستخدمة في الجولة الميدانية مع رقم مراجعتها، فيظهر أي قائمة استُخدمت في أي جولة.
- ملاحظات مربوطة بمسؤول وتاريخيُقصد أن تحمل كل ملاحظة مسؤولًا وتاريخ استحقاق ودرجة خطورة، وألا تسقط من القائمة ملاحظة لم تُغلق.
- الإجراء التصحيحي يقع تحت الملاحظةيُخطَّط لأن يظهر العمل المنجز في سجل الملاحظة نفسها، مع إرفاق دليل الإغلاق في المكان نفسه.
- برنامج التدقيق يسير على تقويميُربط برنامج التدقيق الداخلي السنوي بتقويم، مع إظهار التأخير.
- الملاحظات المتكررة تُميَّزوحيث يُفتح الموضوع نفسه من جديد، يُخطَّط لعرضه مع تاريخه.
كيف يرتبط
يقع سجل التدقيق في الإطار نفسه مع المصادر المنهجية والقانونية ومصادر نظام الإدارة أدناه.
لا ينتهي التدقيق حتى تُغلق الملاحظة
في أماكن كثيرة ينتهي سجل التدقيق بقائمة الملاحظات؛ والسؤال الحقيقي هو كم أُغلق من تلك القائمة. فالملاحظة التي تبقى مفتوحة تُكتب مرة أخرى في الجولة التالية وينتفخ السجل.
لذا يهدف النطاق المخطط إلى إبقاء الملاحظة والإجراء التصحيحي ودليل الإغلاق في سجل واحد، وإلى تمييز الموضوعات المتكررة عبر ذلك السجل.
لنتحدث عن سجلات تدقيقك
لننظر معًا في القوائم التي تعمل بها اليوم وفي المكان الذي تنتهي إليه الملاحظات.
تواصل معنا