報告書の自動作成

データから署名済みの文書まで、ひと続きの流れで

İBYS の XML の作成、月次の統計、自由に組み立てられる報告書で、報告の業務を早めます。

  • 8 つの出力形式を 1 つの画面で画面のどの表も、PDF、Excel、Word、CSV、JSON、XML、HTML、平文で書き出せます。用紙サイズ、向き、倍率、どのデータを一緒に持ち出すかは、書き出しのときに選びます。
  • 成果物は署名できる文書です同じ文書を、電子署名、モバイル署名、手書き署名のいずれにも使える形で作ります。署名済みの文書はファイルとして保管します。
  • 報告書はそれ自身の予定で作られます予定した処理が、定めた間隔で動きます。通知のひな形が、その結果をメール、SMS、ウェブ通知、モバイル通知で適切な相手に届けます。

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出力の形式

報告書は 1 つの形式に縛られません。同じ表を、読むための文書としても、他のしくみに取り込むデータとしても取り出せます。

PDF

印刷して署名できる文書です。ページの体裁は書き出しのときに決めます。

Excel 文書 (.xlsx)

列の見出しを保ったブックです。ご自身の計算に表をそのまま持ち込めます。

Word 文書 (.docx)

編集できる文書です。社内の報告書に貼り付けて使えます。

CSV

区切り文字だけの平らな表です。他のしくみへ移す最短の方法です。

JSON

項目名を持つ構造化された出力です。ご自身のソフトウェアへ組み込むのに使います。

XML

スキーマに照らして読む構造化された出力です。企業間のデータ交換で使います。

HTML

書式を保ったままブラウザーで開ける表です。

書式なしテキスト (TXT)

書式のない平文です。どんなに簡素な環境でも読めます。

書き出しのときに選ぶこと

書き出しの画面は形式を選んで終わりではありません。用紙、向き、倍率、どの記録を一緒に持ち出すかも同じ画面で決めます。

  • 用紙サイズ文書の用紙サイズです。印刷する報告書も画面で読む報告書も、同じファイルから作れます。
  • 用紙の向き縦か横か。幅の広い表も、横向きのページなら列が切れずに収まります。
  • データの範囲画面に表示中のページだけか、絞り込んだ記録の全体か。選んだ範囲と、その件数を出力に書き込みます。
  • 倍率表をページに収める倍率です。どれだけ縮小したかは文書の上で分かります。

文書の届け先

文書は取り出すだけではありません。画面を離れずに、印刷、送信、共有ができます。

  1. 印刷文書をそのままプリンターへ送ります。印刷が制限されている場合は、その理由を画面に示します。
  2. メールで送信作成した文書をメールに添付します。
  3. WhatsApp で共有端末のメッセージアプリを通じて文書を共有します。
  4. 端末で共有端末自身の共有画面を開きます。共有に対応していない端末では、その旨をはっきり示します。
  5. クリップボードにコピー表をクリップボードに写します。そのまま他の文書に貼り付けられます。
  6. ファイルとして保存選んだ形式でファイルとして保存します。
法的に有効な電子署名

署名済みの成果物

報告書が組織の外で通用するには、誰が作ったのかがはっきりしている必要があります。同じ文書を 3 つの署名の経路のいずれでも作れます。

  • 電子署名入り PDF適格電子署名の機器で署名した文書です。書き出しの前に、署名用の機器が使える状態かを画面で示します。
  • モバイル署名入り PDFモバイル署名の回線を使う署名です。電話番号を入力し、通信事業者側で署名を確定します。
  • 手書き署名入り PDF手書き署名のために用意した版です。署名欄を余白として文書に印字します。

署名は人に属します。署名者の身元情報、免許番号または登録番号を署名の画面で確認します。署名用の機器が見つからない場合、処理は中途半端に終わらせず、画面にその理由を示します。

ダッシュボードと管理画面

ダッシュボードはコードに固定されていません。ダッシュボードはそれぞれひな形で、そこに部品を置き、ひな形を役割に結び付けると、その役割の着地画面になります。

指標カード

1 つの数値を大きく示すカードです。表題と対象の項目はひな形で定めます。

折れ線グラフ

ある値が時間とともにどう変わるかを示します。

棒グラフ

分類を並べて比べます。業種別、部署別、期間別の内訳に使います。

リスクマトリクス

起こりやすさと重大さの軸に沿ったリスクの分布を、ダッシュボードに表示します。

作業の一覧

未完了の作業とその期日を、ダッシュボードからそのまま確認できます。

最近の動き

記録に対して行われた直近の操作の流れです。

予定表

予定している検査、教育、健康診断の暦の表示です。

地図

記録の場所ごとの分布です。拠点が複数ある事業場に向いています。

  • ひな形の名称と鍵ダッシュボードにはそれぞれ読みやすい名称と、呼び出しに使う鍵があります。鍵が変わらないかぎり、ダッシュボードは同じ場所にとどまります。
  • 部品の数ひな形がいくつの部品を持つかは一覧で分かります。空のひな形が気づかれずに公開されることはありません。
  • 結び付く役割そのダッシュボードをどの役割に開くかをひな形に書きます。権限のない役割には見えません。
  • 既定のダッシュボードその役割がどのダッシュボードに着地するかを、ひな形に示します。
  • 利用者に開くひな形を利用者が編集できるかどうかは、独立した切り替えです。固定したダッシュボードは、誰の目にも同じに見えます。

Scheduled Tasks

Manage system scheduled tasks

  • Task Nameその処理が何をするかを示す名称と、呼び出す関数を記録に持ちます。
  • Schedule処理は cron の記述か、一定の間隔のいずれかで動きます。どちらの起動方法も同じ一覧に並びます。
  • Status処理は有効か停止かのいずれかです。停止した処理は削除されず、予定も残ります。ただ動かないだけです。
  • Time Remaining次に動くまでの残り時間を、日、時、分で示します。予定のない処理には、その旨を示します。
  • Total Tasks処理の総数と有効な数を一覧の先頭に置きます。そのため、いつのまにか止まっていた処理を見落としません。
  • 手動での実行処理は時刻を待たずに、ボタン 1 つで動かせます。結果は同じ画面に表示されます。

通知のひな形

報告書を作るだけでは足りません。結果が適切な相手に届く必要があります。通知の文言はコードに埋め込まず、通知はすべてひな形として持ち、管理の画面から編集します。

メール

件名と本文を分けて持つメールの通知です。報告書の添付はこの経路で送られます。

SMS

SMS による通知です。本文は 1 つのまとまった文になります。

ウェブ通知

ポータルの中に表示する通知です。サインインしているあいだに届きます。

モバイル通知

携帯端末へ送るプッシュ通知です。

  • ひな形の鍵ひな形は鍵で呼び出します。そのため同じ出来事にはどこでも同じひな形が使われ、文言が 2 通りになることはありません。
  • 件名と本文件名と本文は直接打ち込まず、言語の鍵として保ちます。そのため通知は受け取る人の言語で届きます。
  • 変数ひな形に差し込む項目をあらかじめ宣言します。氏名、日付、記録番号といった値は、送信のときに埋まります。
  • 下見ひな形は保存する前に、値を埋めた状態で確認できます。誤った変数は公開の前に見つかります。
Türkiye

İBYS 連携

労働安全衛生情報管理システム (İBYS) と完全に接続しています。データの送受信と同期を自動で行います。

  1. 労働災害の届出被災者の身元情報、事業場の SGK 登録番号、災害の日付、時刻、場所、種類、傷害の部位、傷害の型、治療の種別、休業の期間を 1 つの様式にまとめます。目撃者の情報は必要に応じて追加します。
  2. 従業員の健康診断の届出健康診断の種別、日付、結果、就業上の制限、次回の実施予定日を、実施した医師の身元情報とともに提出します。
  3. 被保険者資格の照会従業員の被保険者資格、SGK 登録番号、事業主、資格取得日を照会します。結果は「被保険者である」「被保険者でない」とはっきり示します。
01 — 雇入れ時 02 — 定期 03 — 復職時 04 — 特定の危険業務

提出の結果を推測することはありません。サービスがエラーコードを返した場合、そのコードの意味と取るべき対応を画面に示します。失敗した処理を成功したように見せることはしません。

電子報告の提出

提出は 4 つの手順からなり、手順ごとに画面が進むため、どこで止まったかが分かります。

  1. PIN の確認署名用の機器の PIN を確認します。
  2. 証明書の読み取り端末にある証明書を読み取り、署名に使えるものを選びます。
  3. 署名の生成その文書の署名を生成します。
  4. Medula への送信署名した文書を公的機関のサービスへ送り、返ってきた結果を画面に表示します。

ページの統計

ポータル自身の利用状況も測ります。ページが何回開かれたか、いくつの別々のセッションから来たか、1 日ごとの推移が同じ画面にそろいます。

  • 表示回数の合計選んだ期間の表示回数の合計です。
  • セッション数 (推計)同じ訪問から来た表示は 1 つのセッションとして数えます。この数値は正確な値としてではなく、推計として示します。
  • 異なるページ数その期間に一度でも開かれた、異なるページの数です。
  • 日ごとの推移 (直近 7 日間)直近 7 日間の 1 日ごとの表示回数の推移です。
  • 最もよく見られたページ最もよく開かれたページを、表題、アドレス、回数とともに並べます。
本日 直近 7 日間 直近 30 日間 全期間

計測はページ単位で行い、記録が際限なく積み上がることはありません。90 日より古い記録は 1 回の操作で消去できます。

報告書の自動作成

誰に、いつ、どの形式で報告書を届けるかをご相談しましょう

どのダッシュボードをどの役割に開き、どの報告書をどの予定で作り、どの経路で届けるかは、初期設定で決めます。

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