檢查與監督模組
從現場巡查到內部稽核,從缺失到結案
規劃的範圍,是把現場巡查、檢查表、內部稽核方案,以及以矯正措施結案缺失的過程,串成一條完整的鏈。
本頁是為目前用個別試算表追蹤稽核缺失的職安衛與品質團隊而寫。
規劃要做到什麼
稽核難的不是寫下缺失,而是能拿出它已結案的證明。規劃的範圍就是要把這兩端綁在一起。
- 檢查表連同版次一起保存現場巡查所用的清單將連同版次一起保存,因此哪一次巡查用了哪一份清單一目了然。
- 缺失綁定負責人與日期每項缺失都應帶有負責人、期限與嚴重度,未結案的缺失不會從清單上消失。
- 矯正措施掛在缺失之下已完成的工作將顯示在缺失自己的紀錄上,結案佐證也附在同一處。
- 稽核方案跟著行事曆走年度內部稽核方案將綁定行事曆,延遲一目了然。
- 重複缺失可被辨認同一個主題再度被開立時,將可連同其歷程一併檢視。
如何串接
稽核紀錄與下列方法、法規及管理系統資源置於同一個架構中。
缺失沒有結案,稽核就沒有結束
在很多地方,稽核紀錄寫到缺失清單就結束了;真正的問題是那份清單關掉了多少。未結案的缺失下一輪又會被寫一次,紀錄於是愈積愈厚。
因此規劃的範圍,是把缺失、矯正措施與結案佐證放在同一筆紀錄裡,並從這筆紀錄辨認出重複發生的主題。