Gestion des formations
Quelle formation un salarié a suivie, quand, combien de temps elle a duré et qui l'a dispensée — ainsi que la manière dont elle a été déclarée au ministère — tient dans un seul enregistrement. La liste des participants provient de l'inventaire du personnel de l'établissement, et le résultat revient sur le dossier de ce salarié.
- Ce qui fonctionne aujourd'huiL'écran de déclaration de formation İBYS: le formulaire est rempli, transmis, et le résultat est relu sous forme de numéro de transaction ou de code d'erreur. Un sélecteur d'environnement sépare les transmissions de test des transmissions réelles.
- Ce qui figure à la feuille de routeLe plan annuel de formation, la feuille d'émargement, les attestations et le calendrier de renouvellement relèvent du périmètre prévu; cette page décrit le périmètre visé du module.
Types de formation déclarés
Un dossier de formation n'est pas du texte libre: le type est choisi dans une liste de codes et la déclaration porte ce code. L'écran de transmission propose aujourd'hui quatre types.
01 — Formation générale de SST
La formation de base en santé et sécurité au travail que reçoit chaque salarié. Elle est déclarée sous le code de type 01 et sa durée est enregistrée en heures.
02 — Formation propre à la classe de danger
Formation dictée par la classe de danger de l'établissement et par les risques du travail lui-même. La classe de danger découle du code d'activité NACE de l'établissement; si vous ne connaissez pas le code, l'outil de recherche gratuit vous le dira.
03 — Formation de recyclage
Renouvellement d'une formation dont la validité a expiré. À l'échéance du renouvellement, l'enregistrement est rouvert sous ce type, de sorte que l'historique de formation du salarié reste continu.
04 — Formation d'accueil
Formation d'un salarié nouvellement embauché, d'une personne ayant changé de poste ou revenant après une longue absence. La date d'embauche du dossier du personnel en est le point de départ.
Les listes telles que le type de formation, le type de professionnel et le code de maladie sont lues dans le service de données de référence İBYS; la liste vient du service, pas d'une copie figée dans le code.
Un dossier de formation, de bout en bout
Six étapes, du choix du participant à la déclaration au ministère; le résultat de chaque étape est l'entrée de la suivante.
- Choisir le participant dans l'inventaire du personnelLes personnes à former ne sont pas saisies à la main: elles sont choisies dans la liste du personnel, filtrée par service, par rôle et par statut d'emploi. Les salariés en congé, suspendus ou sortis apparaissent dans la liste avec leur propre statut.
- Saisir le type, la date et la duréeLe type vient de la liste de codes, la date du calendrier. La durée s'écrit en heures; le nombre de participants et le nom du formateur figurent dans le même enregistrement.
- Rattacher le professionnel qui a dispensé la formationLa déclaration est faite avec le numéro d'identité nationale et le type de professionnel de l'expert en sécurité ou du médecin du travail qui a dispensé la formation; l'établissement, lui, est identifié par son numéro d'immatriculation SGK.
- Envoyer l'enregistrement au ministèreÀ la validation, la déclaration part vers le service İBYS. Le sélecteur d'environnement permet de l'envoyer d'abord vers l'environnement de test; l'environnement utilisé est indiqué à l'écran.
- Relire le résultatSi le service accepte, un numéro de transaction est renvoyé et inscrit sur l'enregistrement; s'il rejette, les codes d'erreur renvoyés sont listés avec leur description.
- Mettre le renouvellement au calendrierLorsque la validité de la formation expire, l'enregistrement est rouvert sous le type recyclage; quel salarié est en retard sur quelle formation se lit dans la même liste.
Champs contenus dans la déclaration
Voici le corps d'une déclaration de formation; à quoi sert chaque champ et d'où il vient sont indiqués.
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Numéro d'immatriculation SGK de l'établissement | Détermine à quel établissement appartient la déclaration; les enregistrements s'accumulent sous ce numéro. |
| Numéro d'identité nationale du professionnel | Identifie le professionnel qui dépose la déclaration; saisi sur onze chiffres. |
| Type de professionnel | Indique si le professionnel est un expert en sécurité au travail ou un médecin du travail; l'une des deux valeurs. |
| Type de formation | Générale, propre à la classe de danger, de recyclage ou d'accueil; choisi dans la liste de codes. |
| Date de la formation | Le jour où la formation a eu lieu. La période de renouvellement se compte à partir de cette date. |
| Nombre de participants | Combien de salariés ont participé; ce nombre ne peut pas être inférieur à un. |
| Durée (heures) | La durée de la formation en heures; c'est le champ comparé au minimum exigé par la réglementation. |
| Nom du formateur | La personne qui a effectivement dispensé la formation; conservée séparément du professionnel qui dépose la déclaration. |
| Notes | Le commentaire propre à l'enregistrement: sujets traités, supports utilisés, évaluation réalisée — texte libre. |
Chaque champ du tableau est un champ du formulaire de transmission lui-même; cette page ne prétend pas que quoi que ce soit d'autre soit collecté.
Résultat de la transmission et codes d'erreur
Une déclaration n'est réputée transmise que lorsque le service l'accepte, et l'écran ne le masque pas.
- Numéro de transactionSur une déclaration acceptée, le service renvoie un numéro de transaction. Il est affiché dans un champ dédié et constitue la preuve de l'enregistrement.
- Liste des erreursSi la déclaration est rejetée, chaque code d'erreur renvoyé est listé un par un avec sa description; un message d'échec d'une ligne n'est pas jugé suffisant.
- Référence des codesLes codes d'erreur que le service peut renvoyer sont listés avec leur signification en bas de l'écran; vous n'avez pas à chercher ailleurs ce que signifie un code.
- Environnement de test et de productionLe sélecteur d'environnement dirige la transmission soit vers l'environnement de test, soit vers le service réel; rien de réel n'est déposé tant que le sélecteur n'est pas placé sur « production ».
Qui utilise le module
Des rôles différents regardent le même enregistrement depuis des endroits différents.
Expert en sécurité au travail
Planifie et dispense la formation puis dépose la déclaration sous son propre numéro d'identité; voit depuis la liste du personnel quel salarié n'a pas suivi quelle formation.
Médecin du travail
La déclaration peut aussi être déposée avec le type de professionnel « médecin »; les formations menées en parallèle de la surveillance de la santé passent par la même structure d'enregistrement.
Gestion du personnel
Comme la liste des participants provient du dossier du personnel, une embauche, un changement de service ou un départ apparaît de lui-même dans le tableau des formations.
Contrôle et direction
Un enregistrement portant un numéro de transaction est la trace qui remplace une déclaration lors d'une inspection; la même liste montre aussi quelle unité prend du retard.
Questions fréquentes
Quatre questions sur le dossier de formation, les échéances et la déclaration.
Peut-on ouvrir un dossier de formation aujourd'hui?
Qui fixe la durée et la fréquence de renouvellement de la formation?
Que se passe-t-il si la déclaration est rejetée?
Peut-on essayer sans toucher au service réel?
La formation et la surveillance de la santé s'alimentent au même dossier du personnel; pour le volet examens: examens médicaux périodiques
Réunissez les dossiers de formation au même endroit
Parlons ensemble du périmètre du module, de son déploiement et de son adaptation à votre établissement.
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