Van de werkplekronde tot de interne audit, van bevinding tot afsluiting
De geplande omvang is erop gericht werkplekrondes, controlelijsten, het programma voor de interne audit en het afsluiten van bevindingen met corrigerende maatregelen tot één keten te bundelen.
Deze pagina is geschreven voor arbo- en kwaliteitsteams die auditbevindingen vandaag in losse rekenbladen volgen.
Wat het gaat doen
Het moeilijke aan auditen is niet het opschrijven van de bevinding maar het kunnen tonen dat zij is afgesloten. De geplande omvang beoogt die twee einden aan elkaar te knopen.
- Controlelijsten met hun versie bewaardLijsten die tijdens een werkplekronde worden gebruikt, worden naar verwachting met hun versie bewaard, zodat zichtbaar is welke lijst bij welke ronde is gebruikt.
- Bevindingen gekoppeld aan een verantwoordelijke en een datumElke bevinding hoort een verantwoordelijke, een einddatum en een ernst te dragen, en een bevinding die niet is afgesloten hoort niet van de lijst te vallen.
- De corrigerende maatregel staat onder de bevindingHet verrichte werk hoort op de registratie van de bevinding zelf te verschijnen, met het bewijs van afsluiting op diezelfde plek erbij.
- Het auditprogramma loopt op een agendaHet jaarprogramma voor de interne audit wordt aan een agenda gekoppeld, waarbij vertraging zichtbaar wordt gemaakt.
- Terugkerende bevindingen worden herkendWordt hetzelfde onderwerp opnieuw geopend, dan hoort het samen met zijn voorgeschiedenis te worden gezien.
Hoe het samenhangt
De auditregistratie staat in hetzelfde kader als de hulpbronnen hieronder over methode, wetgeving en managementsysteem.
- Wat een interne audit isDe omschrijving van de audit en waarin die van een inspectie verschilt.
- Zo wordt een auditplan opgesteldHet programma opzetten en de reikwijdte ervan bepalen.
- Handleiding voor de werkplekinspectieEen voorbeeldindeling van de onderwerpen die tijdens een ronde aan bod komen.
- Themapagina ISO 45001De pagina die de eisen rond audits en beoordelingen bundelt.
Een audit is pas voorbij als de bevinding is afgesloten
Op veel plekken eindigt de auditregistratie bij de lijst met bevindingen; de echte vraag is hoeveel van die lijst is afgesloten. Een openstaande bevinding wordt bij de volgende ronde opnieuw opgeschreven en de registratie dijt uit.
De geplande omvang beoogt daarom de bevinding, de corrigerende maatregel en het bewijs van afsluiting in één registratie te houden, en terugkerende onderwerpen aan de hand van die registratie uit elkaar te houden.
Laten wij over uw auditregistraties praten
Laten wij samen kijken naar de lijsten waarmee u vandaag werkt en naar waar de bevindingen terechtkomen.
Neem contact op