Het hele klantenbestand vanaf één scherm
De wet noemt de bronnen waarbij de dienstverlening voor veiligheid en gezondheid op het werk mag worden ingekocht: gezamenlijke arbodiensten (OSGB) en ÇASMER's. Deze pagina is voor die kant geschreven; de moeilijkheid is niet één klant, maar dezelfde methode over vijftien klanten heen laten lopen.
Deze pagina is geschreven voor erkende organisaties die meer dan één werkplek bedienen. Een arbodeskundige wordt ofwel aangewezen uit de eigen werknemers van de werkgever, ofwel werkt via zo'n organisatie; de lezer is hier de organisatie. De erkenning, de waarschuwingspunten en de kant van de indiening komen op deze pagina aan bod.
Wie waarvoor erkend is
De wet schrijft de bron van buiten als een lijst: heeft geen enkele werknemer de vereiste kwalificaties, dan mag de werkgever zich van de plicht kwijten door de dienstverlening geheel of gedeeltelijk in te kopen bij gezamenlijke arbodiensten (OSGB) of bij ÇASMER's. Dat is de lijst; die twee zijn ook de belangrijkste lezers van deze pagina.
Een gezamenlijke arbodienst (OSGB) is een eenheid die is opgericht om werkplekken diensten op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk te leveren en die door het ministerie is erkend; zij wordt opgericht door overheidsinstellingen, georganiseerde industriezones of vennootschappen die onder het Turkse Wetboek van Koophandel vallen. Een ÇASMER is een eenheid die onder het Ministerie van Volksgezondheid valt en voor hetzelfde doel is erkend. Een arbodienst binnen de werkplek zelf (İSGB) verschilt van beide: dat is geen ingekochte dienst, maar een eenheid die binnen de werkplek zelf is opgericht.
Een opleidingsinstelling wordt eveneens door het ministerie erkend, maar die erkenning betreft het geven van opleidingen: volgens de wettelijke omschrijving is een opleidingsinstelling een instelling die op grond van deze wet en de daaruit voortvloeiende regelgeving opleidingen mag geven. Zij komt niet voor in de lijst van bronnen waarbij de dienstverlening mag worden ingekocht. De bevoegdheid van het ministerie om te toetsen, te erkennen, te controleren en te inspecteren geldt zowel voor opleidingsinstellingen als voor gezamenlijke arbodiensten.
Een adviesbureau maakt geen deel uit van die lijst. Een bureau dat advies geeft over managementsystemen of naleving levert de dienstverlening voor veiligheid en gezondheid op het werk niet zelf; het werkt binnen het systeem van zijn klant. De regels op deze pagina over de erkenning en de waarschuwingspunten binden zo'n bureau niet; het inkopen van diensten bij externe deskundigen of organisaties neemt de verantwoordelijkheden van de werkgever evenmin weg.
Waar het vandaag vastloopt
Voor elke klant stapelen zich aparte sjablonen en methoden op. Wisselt de deskundige, dan wisselt ook de methode; de eigen standaard van de organisatie verdwijnt tussen losse bestanden.
Contracten, aanstellingen en tijdregistratie worden een baan op zich. Welk document van welke klant wanneer verloopt, wordt meestal uit een rekenblad beantwoord.
Bij een inspectie wordt de gevraagde registratie eerder in het eigen archief van de organisatie gezocht dan op de werkplek; ontbreekt zij, dan komt het gevolg bij beide partijen op de rekening.
Zo werkt het in Optifora
Klanten worden uit elkaar gehouden terwijl de methode gemeenschappelijk blijft. De gegevens van de ene klant komen niet op het scherm van de andere.
- Werkomgeving voor meerdere klantenElke klant zit in een eigen ruimte; de organisatie ziet het hele klantenbestand vanuit één lijst.
- Eén methode, herhaald sjabloonDe methode voor de risico-inventarisatie en -evaluatie en de controlelijsten worden op het niveau van de organisatie vastgelegd; ze worden niet voor elke klant opnieuw gebouwd.
- Bewaking van termijnen en aanstellingenOpleidings-, onderzoeks- en keuringsdata worden per klant verzameld; een naderende datum verschijnt in de lijst.
- Indiening bij het ministerieOnder welke voorwaarden de indiening kan worden gedaan, en wat zij kost, wordt met meting opgeschreven.
- Rapporten en handtekeningWat naar de klant gaat, kan worden ondertekend en achteraf geverifieerd; wie het heeft gemaakt en wanneer, blijft vastgelegd.
- Handleidingen voor de bedrijfsvoeringEr worden handleidingen stap voor stap gepubliceerd over de erkenning, de verantwoordelijke bedrijfsleider, de personeelsbezetting en de inspecties.
De tabel hieronder laat twee dingen zien: de bronnen waarbij de dienstverlening mag worden ingekocht, en de gevolgen voor deze kant zelf — waarschuwingspunten, schorsing en intrekking van de erkenning. De regels horen alleen bij het Turkse stelsel; de stelsels van andere landen worden er niet op geprojecteerd.
Handleidingen voor de bedrijfsvoering
Waar te beginnen
Wat meestal als eerste wordt ingericht, is de klantenlijst en de eigen methode van de organisatie; daarna worden de klantdossiers daarop overgezet.
Zodra het aantal klanten en gebruikers bekend is, kunnen de omvang en het pakket concreet worden besproken.
Probeer het met uw eigen klantenbestand
Vertel ons hoeveel klanten u bedient; de volgorde van inrichten wordt daarop afgestemd.
Neem contact op