Tetikleyici değişikliktir
Yükümlülük açıktır: iş yerinde, iş ekipmanında ya da iş organizasyonunda önemli bir değişiklik, genişleme veya tadilat yapıldığında doküman yeniden gözden geçirilir. Buradaki mantık şudur: doküman tesisin bugünkü hâlini anlatır; tesis değiştiyse doküman artık başka bir tesisi anlatıyordur.
Pratikte hangi olaylar tetikler
- yeni bir yanıcı madde kullanılmaya başlanması ya da mevcut olanın değişmesi,
- yeni hat, yeni tank, yeni silo, yeni dolum noktası,
- havalandırmanın değişmesi — kapasite düşmesi de bir değişikliktir,
- bölge içinde ekipman değişimi ya da yer değiştirmesi,
- üretim hızının ya da vardiya düzeninin değişmesi,
- patlama, yangın, ramak kala ya da denetim bulgusu.
Sürüm ve sebep birlikte tutulur
Her güncelleme bir sürümdür ve sebebi yazılır. Sebebi yazılmayan bir revizyon, bir yıl sonra “bu sınıflandırma neden değişti” sorusunu cevapsız bırakır. Sürüm defterinde tarih, sebep, değişen bölüm ve onaylayan bulunur.
Yeniden gözden geçirme her zaman yeniden yazmak değildir
Gözden geçirme sonucunda “değişiklik dokümanı etkilemiyor” sonucuna varılabilir — ama bu sonuç da yazılır. Sessiz kalmak, gözden geçirmenin yapılıp yapılmadığını belirsiz bırakır.
Optifora'da nasıl duruyor
Modül, revizyonu ayrı bir kayıt olarak tutar ve altı revizyon sebebini önceden tanımlar; hangi bölümün hangi sürümde değiştiği doküman üretilirken kendiliğinden yazılır.