Aşama 1 — ilk bildirim
Olay olduğunda, en kısa sürede şunlar bildirilir:
- kazanın olduğu yer, tarih ve saat,
- olayın kısa tanımı,
- karışan tehlikeli maddeler ve tahmini miktarlar,
- insan sağlığı ve çevre üzerindeki ilk belirlenen etkiler,
- alınan acil önlemler.
İlk bildirimin amacı eksiksiz olmak değil, hızlı olmaktır: dışarıdaki müdahalenin doğru kurulması buna bağlıdır.
Aşama 2 — ayrıntılı rapor
Ardından, kazanın nedenleri ve gelişimi, sonuçlarının ayrıntılı değerlendirmesi, alınan önlemler ve tekrarını önlemek için alınacak önlemler raporlanır. Bu rapor bir savunma metni değil, öğrenilen dersin kayda geçmesidir.
Bilgi sonradan gelirse
İnceleme derinleştikçe ilk değerlendirme değişebilir: neden sanılan şey belirti çıkabilir, etki alanı büyüyebilir. Yeni bilgi ortaya çıktığında rapor güncellenir. İlk raporda yazılanı savunmak için yeni bilgiyi eklememek, bu alanda yapılabilecek en pahalı hatadır.
Ramak kalalar
Bildirim eşiğinin altında kalan olaylar da kuruluşun kendi sistemine girer. Büyük kazaların öncesinde neredeyse her zaman aynı zincirin daha küçük hâlleri yaşanmıştır; ramak kala kaydı, o zincirin ücretsiz uyarısıdır.
İç soruşturmayla ilişkisi
Dışarıya yapılan bildirim, içeride yürütülen kök neden analizinin yerine geçmez. İkisi ayrı yürür ve ayrı yazılır; iç analizde tespit edilen sistem zayıflıkları, güvenlik yönetim sisteminin ve senaryo dokümanının girdisi olur.