Tanım
Yönetim sistemi, bir amacı sürekli kılmak için birbirine bağlanmış politika, süreç, sorumluluk ve kayıtlardır. Amaç iş sağlığı ve güvenliği olabilir, çevre olabilir, kalite ya da enerji olabilir; yapı aynıdır.
Dosya yığınından farkı
Bir prosedür klasörü ile sistem arasındaki fark, döngünün kapalı olmasıdır:
- Bir şey planlanır ve kim yapacak, ne zaman yapacak yazılır.
- Yapılır ve yapıldığına dair kanıt kalır.
- Sonuç ölçülür; hedefe göre nerede olduğu görülür.
- Sapma varsa nedeni aranır, düzeltilir ve düzeltmenin işe yarayıp yaramadığı yeniden ölçülür.
Dördüncü adım yoksa sistem yoktur. Dosya vardır, denetimde gösterilir, ama hiçbir şeyi değiştirmez.
Neden tek bir amaç için kurulmaz
Aynı kuruluş çoğu zaman birden çok amacı birlikte yönetir. Optifora'nın veri katmanında bugün altı standart ve bunlara ait 155 madde tanımlıdır: ISO 45001 (50 madde), ISO 14001, ISO 9001 ve ISO 50001 (26'şar madde), GDPR (16) ve KVKK (11). Bu maddeler ayrı ayrı dururlar ama aynı iskeleti paylaşırlar — bu iskelet olmasaydı dört sistem dört ayrı bürokrasi olurdu.
Ölçüsü nedir
İyi bir sistemin ölçüsü doküman sayısı değildir. Üç soru yeterlidir: bir sapma ortalama kaç günde fark ediliyor, kaçı kök nedene kadar götürülüyor, ve aynı sapma tekrar ediyor mu? Üçüne de sayıyla cevap veremeyen bir sistem, henüz ölçülmemiştir.