Toplantıdan önce
Gündem üyelere önceden ulaşır. Görüşülecek konunun verisi — risk değerlendirmesi çıktısı, olay kaydı, denetim bulgusu — gündemle birlikte gider. Veriyi toplantıda ilk kez gören üye karar veremez, yalnız onaylar.
Toplantıda
Her madde bir soruyla açılır ve bir kararla kapanır. Karar; ne yapılacağını, kimin yapacağını ve ne zaman biteceğini içerir. Bu üçünden biri eksikse madde kapanmamıştır.
Olağanüstü toplantı
Ölümlü ya da ağır sonuçlu bir kaza, ciddi bir tehlike tespiti veya iş yerinde önemli bir değişiklik olduğunda kurul olağan aralığı beklemez.
Tutanak
Tutanak kararların kaydıdır, tartışmanın stenografı değil. Kim vardı, ne görüşüldü, ne karar verildi, kim ne zaman yapacak — dört başlık yeter.
Optifora'da
Kurul modülü gündemi önceden dağıtır, ilgili kayıtları maddeye iliştirir, kararı göreve çevirir ve tutanağı imzalanabilir çıktı olarak üretir.