Denetçi neye bakar
Deneyimli bir denetçi belge saymaz, zincir izler: politikada verilen taahhüt hedefte karşılığını buluyor mu, hedef bir süreçle yürütülüyor mu, süreç kayıt bırakıyor mu, kayıtta çıkan sapma bir faaliyete dönüşmüş mü, faaliyetin etkinliği doğrulanmış mı.
Hazırlık ne zaman başlar
Bir önceki iç tetkikte. İç tetkiki ciddi yapan kuruluş, dış denetime hazırlanmaz — zaten hazırdır. Sıfır bulgulu iç tetkik raporlarıyla dış denetime giren kuruluş ise genellikle ilk saatte açık verir.
Aşamalar
- Belge incelemesi: sistemin yazılı hâli standardın şartlarını karşılıyor mu.
- Saha denetimi: yazılı olan sahada uygulanıyor mu.
- Gözetim denetimleri: belge alındıktan sonra düzenli aralıklarla tekrarlanır — sistem belgeyle bitmez.
Kaçınılması gereken üç şey
- Geriye dönük kayıt üretmek. Tarihleri tutmayan kayıtlar denetçinin ilk fark ettiği şeydir ve sistemin bütününe olan güveni sarsar.
- Çalışanı ezberletmek. Denetçi çalışana ne yaptığını sorar; ezber cevapla gerçek uygulama arasındaki fark hemen görülür.
- Bulguyu gizlemek. Açık bir bulgunun kapatılma planıyla sunulması, gizlenmiş bir bulgunun bulunmasından daima daha iyidir.
Bulgu çıkarsa
Bulgu, sistemin çöktüğü anlamına gelmez. Beklenen şey, bulgunun kök nedenine inen bir düzeltici faaliyet planı ve söz verilen tarihte kapanmasıdır.