İki ayrı kaynak
Bir kuruluşun tutması gereken belgeler iki koldan gelir:
- Standarttan — gönüllü olarak uyulan bir sistem standardının kendi çıktıları.
- Mevzuattan — faaliyete, tehlike sınıfına ve çalışan sayısına göre kanunla doğan belgeler.
İkisini karıştırmak iki yönde de hata üretir: standardın çıktısını kanun sanmak gereksiz iş, kanunun belgesini gönüllü sanmak ise eksik iş doğurur.
Ortak üst yapının çıktıları
Ortak yapıdan doğan ve dört ISO standardına birden hizmet eden çıktılar, Optifora'nın veri katmanında paylaşımlı doküman türü olarak durur:
| Madde | Çıktı |
|---|---|
| 4.3 | Yönetim sistemi kapsamı |
| 5.2 | Politika |
| 6.1 · 6.1.3 | Risk ve fırsat eylemleri · uygunluk yükümlülükleri |
| 6.2 | Hedefler ve planlar |
| 7.2 · 7.4 · 7.5 | Yetkinlik kanıtları · iletişim kayıtları · dokümante bilgi kontrolü |
| 9.1 · 9.2 · 9.3 | İzleme ve ölçme · iç denetim programı ve raporu · gözden geçirme çıktıları |
| 10.1 | Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet |
Sayı
Veri katmanında bugün 33 doküman türü ve bunların standartlara bağlandığı 53 ilişki tanımlıdır. Bir doküman türünün birden çok standarda bağlanabilmesi, entegre sistemin veri karşılığıdır.
Belge sayısı bir hedef değildir
"Kaç belge tutmalıyım" sorusunun tek doğru cevabı yoktur; doğru soru "hangi şart hangi kanıtla karşılanıyor" sorusudur. Şartla eşleşmeyen belge, yalnız arşivde yer kaplar.