Terimin anlamı
Eski standartlarda "prosedür" (nasıl yapılacağını anlatan) ile "kayıt" (yapıldığını gösteren) ayrı ele alınırdı. Modern ortak üst yapı ikisini dokümante bilgi başlığında toplar. Sebep pratiktir: bir tablet üzerindeki kontrol listesi hem talimat hem kayıttır.
Kontrol ne demek
- Güncellik: yürürlükteki sürüm bellidir, eskisi kullanımdan kalkmıştır.
- Erişim: bilgiye ihtiyacı olan kişi, ihtiyaç duyduğu anda ve yerde ulaşabilir.
- Korunma: bilgi kaybolmaz, izinsiz değiştirilmez, okunabilir kalır.
- Saklama ve imha: ne kadar süre saklanacağı ve sonunda ne olacağı bellidir.
Sık yapılan hata
Doküman kontrolünü bir doküman listesi tutmakla eşitlemek. Liste, hangi sürümün sahada olduğunu söylemez. Sahada üç yıl önceki talimatın fotokopisi asılıysa, kontrol listesi ne derse desin sistem kontrolsüzdür.
Aşırı dokümantasyon
Standart, belge sayısını değil ihtiyacı ölçer: sistemin etkinliği için gerekli olan kadar dokümante bilgi. Her işe bir prosedür yazan kuruluş, okunmayan bir kütüphane üretir ve okunmayan prosedür sahada davranış değiştirmez.
Saklama süresi
Saklama süresi keyfî değildir; çoğu kayıt için mevzuattan gelir. Bir kaydı erken imha etmek, denetimde "kayıt yok" ile aynı sonucu doğurur.