Üç parça
- Şart: hangi maddeye, hangi mevzuata ya da hangi iç prosedüre aykırı?
- Kanıt: ne görüldü? Hangi kayıt, hangi tarih, hangi kişi, hangi saha gözlemi.
- Sapma: kanıt ile şart arasındaki fark, tek cümleyle.
Kötü bulgu: “Eğitim kayıtları yetersiz.” İyi bulgu: “ISO 45001 7.2 uyarınca yetkinlik kayıtlarının tutulması gerekirken, 12 Mart tarihli yüksekte çalışma eğitiminin katılım kaydında üç çalışanın imzası bulunmamaktadır ve bu üç kişi 4 Nisan'da aynı işi yapmıştır.”
Çözümü yazmak neden bulgunun parçası değil
Tetkikçi çözümü yazarsa iki şey olur: tetkik edilen taraf çözümü sahiplenmez, ve bir sonraki tetkikte tetkikçi kendi önerisini denetler. Bağımsızlık burada da geçerlidir. Tetkikçi ne yanlış olduğunu söyler; ne yapılacağına süreç sahibi karar verir.
Bulgu kapanış toplantısında paylaşılır
Bulgular rapora yazılmadan önce sözlü olarak paylaşılır; yanlış anlaşılma varsa orada düzelir. Kapanış toplantısında ilk kez duyulan bir bulgu sürpriz değildir — ama raporda ilk kez görülen bir bulgu, sistemin değil tetkikin sorunudur.
Olumlu bulgular da yazılır
İyi işleyen bir uygulama rapora geçmezse, bir sonraki değişiklikte sessizce kaldırılabilir. “Bu iyi çalışıyor, korunmalı” cümlesi de bir tetkik çıktısıdır.