İçindekiler
- amaç, kapsam, ölçüt,
- tarih, süre, tetkik ekibi ve görüşülen kişiler,
- incelenen kanıtlar ve örnekleme bilgisi,
- sınıflandırılmış bulgular — büyük, küçük, gözlem,
- iyi çalıştığı görülen uygulamalar,
- genel sonuç ve bir sonraki tetkike öneri,
- kapsam dışı bırakılan alanlar ve gerekçesi.
Son madde neden önemli
Kapsam dışı kalan yer yazılmazsa, rapor sistemin tamamı hakkında konuşuyormuş gibi okunur. “Bu tetkikte yüklenici süreçleri kapsam dışıdır” cümlesi, hem raporu dürüst kılar hem de bir sonraki programın gündemini belirler.
Raporun okuyucusu
Rapor iki kişiye birden yazılır: bulguyu kapatacak süreç sahibine ve kaynak ayıracak yönetime. Bu yüzden hem somut hem özetlenebilir olmalıdır: bulgular ayrıntılı, sonuç bölümü kısa.
Ne yazılmaz
- kişi suçlaması — bulgu süreçle ilgilidir, kişiyle değil,
- kanıtı olmayan izlenim,
- tetkikçinin çözüm önerisinin “şart” gibi yazılması.
Rapordan sonra
Rapor, düzeltici faaliyet sürecinin başlangıcıdır ve yönetimin gözden geçirmesine girdi olur. Yönetim gözden geçirmesinde konuşulmayan bir tetkik raporu, dosyaya kaldırılmış bir çalışmadır.