Üç adım
- Duymak. Resmî Gazete, ilgili bakanlık duyuruları, meslek örgütleri, danışmanlık bültenleri. Kaynak bir tane olmamalıdır.
- Etkiyi çıkarmak. Bu değişiklik hangi hükmü değiştirdi, o hüküm bizde hangi uygulamaya bağlıydı? Kütük bu soruya cevap veriyorsa etki analizi dakikalar sürer; vermiyorsa haftalar.
- Güncellemek. Etkilenen doküman, talimat, kontrol listesi, eğitim içeriği ve form. Her biri ayrı bir iştir ve sorumlusu vardır.
İkinci adım neden en zor
Bir yönetmelik değiştiğinde soru şudur: “bu bizde neyi bozdu?” Kütükte her hüküm bir uygulamaya bağlıysa cevap listeden okunur. Bağlı değilse, kuruluş baştan bir uyum taraması yapmak zorunda kalır ve pratikte bu yapılmaz — değişiklik “okundu” diye işaretlenip geçilir.
Neyin izleneceğini seçmek
İzlenecek düzenlemeler kütükten çıkar; kütükte olmayan bir hüküm izlenmez, çünkü izlense de nereye bağlanacağı bilinmez. Bu yüzden takip, kütüğün bakımıdır — ayrı bir iş değil.
Değişiklik kaydı
Her değişiklik için şunlar yazılır: ne değişti, ne zaman yürürlüğe giriyor, bizde neyi etkiliyor, kim ne yapacak, ne zaman. Bu kayıt olmadan “takip ediyoruz” cümlesi gösterilebilir bir şey değildir.
Yürürlük tarihi ayrı bir alan
Yayım tarihi ile yürürlük tarihi çoğu zaman farklıdır ve arada hazırlık için süre bırakılır. Takip listesinde ikisi ayrı tutulur; yalnız yayım tarihine bakan bir sistem, hazırlık süresini kaybeder.