Altı soru
- Hangi doküman değişecek? (politika, prosedür, plan, risk değerlendirmesi)
- Hangi talimat sahada değişecek?
- Hangi kontrol listesi maddesi eklenecek ya da çıkacak?
- Hangi eğitim içeriği güncellenecek, kimler yeniden eğitilecek?
- Hangi süre değişti? (geçerlilik, periyodik kontrol aralığı, bildirim süresi)
- Hangi yetkinlik şartı değişti? (kim yapabilir, hangi belgeyle)
En sık atlanan ikisi
Kontrol listesi ve eğitim içeriği. Doküman güncellenir, imzalanır, dosyalanır; ama sahadaki kontrol listesi eski maddeyi sormaya devam eder ve eğitimde eski kural anlatılır. Denetimde ortaya çıkan çelişki tam da budur: yazılı sistem yeni, uygulanan sistem eski.
Süre değişikliğinin sessiz etkisi
Bir belgenin geçerlilik süresi ya da bir ekipmanın periyodik kontrol aralığı kısaldığında, o gün geçerli sayılan kayıtların bir kısmı geriye dönük olarak süresi dolmuş hâle gelir. Bu, uyarı üretmeyen bir sistemde ancak denetimde fark edilir.
Etki analizi kaydı
Analiz bir tablo olarak tutulur: değişiklik — etkilenen kalem — sorumlu — termin — durum. Bu tablo aynı zamanda “değişikliği uyguladık” iddiasının kanıtıdır.
Optifora'da nasıl duruyor
Süreler ve kurallar veri olarak tutulduğu için (29 geçerlilik kuralı · 84 periyodik kontrol kuralı) bir sürenin değişmesi, etkilenen bütün kayıtların yeniden hesaplanması demektir; etkiyi elle aramak gerekmez.