Satırın dört alanı
| Alan | Sorusu |
|---|---|
| Hüküm | Hangi kanun, yönetmelik, tebliğ; hangi madde? |
| Karşılık | Bizde hangi uygulama, hangi süreç bunu karşılıyor? |
| Kanıt | Hangi kayıt bunu gösterir? |
| Sorumlu | Kim izliyor, kim güncelliyor? |
Yalnız birinci sütunu olan bir kütük, mevzuat listesidir; uyumun kendisiyle ilgisi yoktur.
Kütüğe ne girer
- kanun, yönetmelik, tebliğ ve diğer düzenlemeler,
- gönüllü olarak taahhüt edilenler: benimsenen standartlar, müşteri sözleşmesindeki İSG şartları, sektör kuralları,
- izin, ruhsat ve lisans şartları,
- faaliyetten doğan eşikli yükümlülükler: tehlike sınıfı, çalışan sayısı, madde miktarı.
Kapsamı daraltmak
Türkiye'de yüzlerce düzenleme vardır; hepsini yazmak kütüğü kullanılamaz kılar. Ölçüt şudur: bu hüküm bizim faaliyetimize uygulanıyor mu? Uygulanmıyorsa girmez — ama uygulanmadığı da bir kez değerlendirilmiş olmalıdır; “bakmadık” ile “baktık, kapsam dışı” arasındaki fark denetimde ortaya çıkar.
Kütük ile doküman listesi aynı şey değil
Kütük hükümleri, doküman listesi ise o hükümlerin ürettiği belgeleri sayar. İkisi birbirine bağlanır: bir hükmün karşılığı çoğu zaman bir belgedir ve o belgenin geçerlilik süresi vardır.
Optifora'da nasıl duruyor
Ürün 33 doküman türünü, bunların 29 geçerlilik kuralını ve 155 standart maddesini kayıt olarak tutar; kütük satırı hükümle kaydı birbirine bağlar, böylece “bu hükmün kanıtı nerede” sorusu tek tıkla cevaplanır.