Sorunun kaynağı
Bir yönetim sistemi yazılımı, kayıtların çoğunu zaten tutar. Bu durumda kolay ama tehlikeli bir fikir doğar: madem kayıtlar burada, uygunluğu da yazılım işaretlesin. Bunun sonucu bir tetkik değil, bir aynadır — sistem kendi kayıtlarına bakıp kendini onaylar ve herkes tam not alır.
İki ayrı alan
| Alan | Kim doldurur | Ne söyler |
|---|---|---|
| Sistem bulgusu | Yazılım | Kayıtlardan görünen durum: kayıt var mı, tarihi geçmiş mi, eksik alan var mı |
| Tetkikçi kararı | İnsan | Şartın gerçekten karşılanıp karşılanmadığı |
Tetkikçi kararı zorunludur ve sistemle çelişebilir. Bir eğitim kaydına bakıp “bu eğitim o tehlikeyi kapsamıyor” diyebilen tetkikçi olmadan, yazılım tetkiki desteklemiş değil, yerine geçmiş olur.
Yazılımın gerçek katkısı
- kanıtı bulup önüne getirmek — arama süresini bulguya çevirmek,
- süresi geçmiş kayıtları ve boş alanları önceden işaretlemek,
- bulguyu doğrudan düzeltici faaliyete ve terminine bağlamak,
- madde bazında geçmişi göstermek: bu madde geçen yıl da bulgu almış mıydı?
Optifora'da nasıl duruyor
İç tetkik kaydında sistem bulgusu ve tetkikçi kararı iki ayrı alandır; tetkikçi kararı zorunludur ve sistemin uygun saydığı bir maddeye uygunsuzluk yazılabilir. Ürün 6 standardın 155 maddesini ve 33 doküman türünü kayıt altında tutar; tetkik ekranı maddeyi, ona bağlı kaydı ve tetkikçinin kararını yan yana gösterir.