Neden örnekleme
Bir yılda üretilen binlerce kaydın tamamını incelemek çoğu kuruluşta mümkün değildir. Tetkik, sistemin durumu hakkında makul bir kanaate varmaya yetecek kadar kayıt inceler. Buradaki risk açıktır: yanlış seçilmiş bir örnek, yanlış bir kanaate götürür.
İki seçim yolu
- Rastgele: genel uygunluk düzeyini gösterir; “sistem genelde işliyor mu?” sorusuna cevap verir.
- Riske göre: yüksek riskli süreçler, yeni çalışanlar, yeni yükleniciler, geçen yıl bulgu çıkan yerler seçilir; “nerede kırılıyor?” sorusuna cevap verir.
İyi bir tetkik ikisini birlikte kullanır: bir bölüm rastgele, bir bölüm hedefli.
Yazılması gerekenler
Rapora şunlar yazılır: evrenin büyüklüğü (kaç kayıt var), örneğin büyüklüğü (kaçı incelendi), seçim yöntemi ve dönem. Bu dört bilgi olmadan “üç dosyada eksik bulundu” cümlesi ölçüsüzdür — üç yüz dosyanın üçü mü, beşin üçü mü?
Örnekten örüntüye
Örnekte bulunan sapma, evrende de olabileceğini gösterir. Bu durumda doğru tepki bulguyu o üç dosyaya hapsetmek değil, süreç sahibinden kalan kayıtları taramasını istemektir. Tetkikçi taramayı kendisi yapmaz; taramanın yapılmasını ister ve sonucunu doğrular.
Sıfır bulgu ve örneklem
Küçük bir örnekte bulgu çıkmaması, sistemin sağlam olduğunu kanıtlamaz. Bu yüzden “bulgu yok” sonucu, örneklem bilgisiyle birlikte okunur.