Planda ne var
- Amaç — bu tetkik neyi görmek için yapılıyor.
- Kapsam — hangi birim, hangi süreç, hangi dönem.
- Ölçüt — hangi standart maddeleri, hangi iç prosedürler, hangi mevzuat.
- Program — tarih, saat, görüşülecek kişiler, saha gezisi.
- Ekip — baş tetkikçi, tetkikçiler, varsa teknik uzman.
Neden önceden bildirilir
Tetkik bir baskın değildir. Önceden bildirim iki işe yarar: doğru kişiler hazır bulunur ve kayıtlara zamanında ulaşılır. Habersiz gelmek, sistemin durumunu değil, o günün tesadüfünü ölçer.
Sahaya ayrılan süre
İyi bir planda sürenin önemli bir bölümü sahadadır. Toplantı odasında geçen bir tetkik, kayıtların birbirini tutup tutmadığını gösterir; sahanın kayda uyup uymadığını göstermez. İkincisi, bulguların çoğunun çıktığı yerdir.
Örnekleme planı
Hangi kayıtlardan kaç örnek alınacağı önceden belirlenir. “Rastgele birkaç dosya” demek, bulgunun temsil gücünü tartışmaya açar. Örnekleme yöntemi rapora yazılır.
Plandan sapma
Tetkik sırasında beklenmedik bir iz ortaya çıkarsa peşine düşmek doğrudur — ama sapma kayda geçer: planlanan neydi, ne yapıldı, neden. Böylece rapor okunduğunda kapsamın nerede genişlediği görülür.