Neyin kaydı tutulur
Risk değerlendirmesi, eğitim kayıtları, sağlık gözetimi, periyodik kontrol raporları, iş izinleri, kurul tutanakları, olay kayıtları, ölçüm sonuçları, görevlendirmeler ve yazışmalar. Her birinin bir sahibi, bir sürümü ve bir saklama süresi olur.
Sürüm ve tarih
Aynı belgenin üç ayrı sürümünün üç ayrı klasörde durması, en yaygın ve en pahalı düzensizliktir. Hangisinin geçerli olduğu belli değilse, belge yok sayılır. Geçerli sürüm tek ve işaretli olur; eskisi silinmez, arşivde durur.
Erişim ve gizlilik
Sağlık verisi ile eğitim kaydı aynı erişim düzeyinde tutulmaz. Kimin neyi görebileceği baştan tanımlanır; "herkes her şeyi görsün" düzeni özel nitelikli veriyi gereksiz yere yayar.
Bulunabilirlik
Dokümantasyonun tek gerçek sınavı şudur: denetimde istenen belge kaç saniyede bulunuyor? Bulunamıyorsa arşiv değil yığın vardır.
Optifora'da
Doküman yönetimi belgeyi kaydına bağlı tutar: eğitim kaydı kişiye, kontrol raporu ekipmana, tespit iş yerine. Sürüm ve erişim yetkisi belgeyle birlikte gider.