Kaydın amacı
KKD kaydı bir zimmet defteri olarak kurulduğunda tek bir işe yarar: kayıp hâlinde sorumluyu göstermek. Oysa iş sağlığı ve güvenliği tarafında sorulan sorular başkadır ve dördü de tarih ister:
- Bu işi yapan kişide, bu iş için gereken donanım var mı?
- Donanım ne zamandan beri kullanımda?
- Son kontrol ne zaman yapıldı, bulgusu ne?
- Ne zaman yenilenmesi gerekiyor?
Kayıtta bulunması gerekenler
- kişi ve görev,
- donanım türü, model, seri/parti numarası,
- standart ve kategori,
- teslim tarihi, kullanım ömrü ve varsa son kullanma tarihi,
- kontrol kayıtları ve bulguları,
- kullanım dışı bırakma tarihi ve sebebi.
Neden standart ve kategori de tutulur
Bir standart geri çekildiğinde ya da bir üründe kusur bildirildiğinde, sorulacak soru “bu üründen kimde var?” olur. Standardı ve parti numarasını tutmayan bir envanter bu soruya ancak depoyu tek tek sayarak cevap verebilir; çoğu iş yeri de bu yüzden cevap veremez.
Kullanım dışı bırakma kaydı
Hasarlı ya da ömrünü doldurmuş donanımın kayıttan düşülmesi yetmez; fiilen sahadan çıkarılması ve bunun kayda geçmesi gerekir. Aksi hâlde “yedek” diye ayrılan hasarlı donanım, en olmayacak günde birinin üzerine gider.
Optifora'da nasıl duruyor
KKD seçimi, envanter ve kontrol kayıtları aynı kaydın parçalarıdır: seçim sonucu saklanır, teslim ona bağlanır, kontrol bulgusu aynı kayda yazılır. Seçim sonucunun saklanması ayrıca bilinçli bir karardır — katalog değişse bile geçen yıl imzalanmış bir seçim, o gün ne dediyse onu söylemeye devam eder.